こんにちは。wurilagaです。今回は職場での電話対応に関して、お話したいです。
職場やアルバイト先でお客様から電話がかかってきた際、“適切に対応できるかどうか”等とドキドキして、出来るだけ電話対応を避けたいと思った事があるのではないでしょうか。
新人の時は、電話対応に慣れていないので、電話を受けるのがドキドキすると思います。電話対応での敬語の使い方を覚えて、何回も対応してどんどん慣れれば、次第に超簡単なことになります。
では、職場での電話対応をいくつかの事例で説明します。
(1)担当者がいる場合
お電話ありがとうございます。株式会社〇〇、〇〇部の〇〇でございます。
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。
いつもお世話になっております。
△△様はいらっしゃいますでしょうか？
△△でございますね。少々お待ちください。
電話を保留にして、担当者に、株式会社〇〇の〇〇様からお電話ですと取り次ぎます。
(2)担当者がいない場合
お電話ありがとうございます。株式会社▲▲、▲▲部の▲▲でございます。
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。
電話で相手の社名や名前をよく聞こえない場合もあります。その時、分からないままにして、ダメですので、「恐れ入ります。お電話が遠いようですが、御社名とお名前をもう一度お伺いしても宜しいでしょうか？」と聞きます。
電話で相手の話を聞き取れない場合、「聞き取れません」という言葉を使えないで、「恐れ入りますがお電話が遠いようです」という言葉が使えます。
いつもお世話になっております。
△△様がいらっしゃいますでしょうか？
△△でございますね。少々お待ちください。
電話を保留にして、担当者がいるかどうかを確認する。例えばトイレなどに行って席を外している場合は、
大変お待たせ致しました。申し訳ございません。△△はただいま席を外しております。□時頃に席に戻る予定でございます。
さようでございますか。承知致しました。
△△が戻り次第、折り返しお電話を差し上げるように申し伝えておきますので、お電話番号を教えていただきますでしょうか？
はい。ありがとうございます。今申し上げてもよろしいでしょうか？
はい。お願い致します。
はい。◇◇ー◇◇◇ー◇◇◇でございます。
ありがとうございます。お電話番号を復唱させていただきます。◇◇ー◇◇◇ー◇◇◇でよろしいでしょうか？
はい。大丈夫です。
△△が戻り次第、折り返しお電話を差し上げます。宜しくお願い致します。
お電話をお待ちしております。
では、失礼致します。
失礼致します。
お客様が電話を切ったことを確認できたら、受話器を置きます。お客様が切ってる前に、受話器を置くのは失礼なことになります。
(3）知らない会社から営業電話が掛かってきた場合
お電話ありがとうございます。株式会社〇〇、〇〇部の〇〇でございます。
お世話になります。株式会社●●の●●でございます。◇◇を担当されている方はいらっしゃいますか？
お差し支えなければ、ご用件をお伺いしても宜しいでしょうか？
はい。弊社は●●をしている会社でございます。もし、宜しければ、●●をご案内させて頂く、お電話を差し上げました。
ありがとうございます。ご案内のお電話でございますね。必要になる際、こちらからご連絡を差し上げたいと思いますが、お電話番号と担当者のお名前を教えて頂けますでしょうか。
ありがとうございます。株式会社●●の●●でございます。電話番号は✖︎✖︎ー✖︎✖︎✖︎ー✖︎✖︎✖︎で御座います。宜しくお願い致します。
ありがとうございます。承知致しました。
では、失礼致します。
失礼致します。
日々仕事をしていると、仕事中にはたくさんの営業電話が掛かってきます。宛先が不明な電話を、そのまま社内の担当者に繋げてしまうと、社内に迷惑を掛けてしまいます。最初は要件をお聞きした上で、営業の電話かどうかを確認します。営業電話であれば、要件と連絡先を聞いて、メモをします。電話を終えてから、担当者に営業電話の内容と連絡先を伝えます。
今回は、職場ではよくある電話対応の事例を紹介しました。
入社したばかりの新人さんにとして、お客様の電話に出るのは怖いかもしれません。でも、前向きに電話対応をすると、どんどん慣れますので、電話の受話器を取る事を避けないで、積極的に練習していきましょう！