「コピー&ペーストでOK」面接の日程調整メールの書き方 (面接官に好印象を与えられます)

私は大学院修士課程を修了後、母国に帰国はせず、日本で就職することにしました。

そして、3月から本格的に就職活動を始めて、多くの就活サービスを通して約50社の面接を受けました。

6月まで、面接にいつも落ちていましたが、7月に3社から内定を獲得できました。

留学生としての就職経験やキャリアアドバイザー経験を元に、外国人留学生に向けて就活に関する情報を配信しています。

「コピー&ペーストでOK」面接の日程調整メールの書き方

留学生Aさん<br>
留学生Aさん

メールの返信をどのように書けばいいのわからない

留学生Bさん
留学生Bさん

メールで失礼な言葉を書いてしまいそうだ

留学生Cさん
留学生Cさん

企業の人事に良い印象を与えるメールを書きたい

 今回はこういった疑問に答えていきます。

留学生の就活ナビ
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この記事を読んでいただければ、面接の日程調整メールの書き方について、理解できるようになるはずです。ビジネス日本語に自信の無い学生はぜひ読んでください。

 

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(1)面接の日程調整メールの内容

 志望する企業のエントリーシートや面接が通過すると、企業の人事部から次の面接の日程調整のメールを送られてきます。

 その時、どのように返事をすればいいのか?を事例で説明します。

 今回、「企業から面接候補日を提示されている場合」、「自分から面接候補日を提出する場合」、「調整済みの日程を変更したい場合」などの事例を紹介します。

①「企業から面接候補日を提示されている場合」のメール事例

 もし、企業の人事から以下のようなメールを受け取った際、どのように返事のメールを書けばよいのかを紹介します。

 〇〇大学〇〇学部
 〇〇 〇〇 様
  お世話になっております。
  株式会社〇〇、人事総務部の〇〇と申します。
  この度は当社の採用選考にご応募頂き、
  誠にありがとうございます。
  選考の結果、〇〇様には是非面接にお越し頂きたく、面接日程のご連絡をさせて頂きます。
  以下の日程の中で、ご都合の良いお日にちはございますでしょうか?
  「面接の候補日程」
  ・〇月〇日(〇曜日)〇時~
  ・〇月〇日(〇曜日)〇時○分以降
  ・〇月〇日(〇曜日)終日可
  上記より、〇〇様のご都合の良いお日にちを教えていただければ幸いです。
  何卒宜しくお願い致します。

 このようなメールを受け取った場合は、提示された候補日程で自分が調整できるかどうかを、まず確認します。

 面接の候補日程が調整できる場合は、以下のように書きます。

 株式会社〇〇
 人事総務部
 〇〇 様
  お世話になっております。
  この度、貴社の採用選考に応募させて頂きました、〇〇 〇〇と申します。
  お忙しい中、面接日程のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございました。
  下記の日時、面接にお伺いさせて頂きたいと存じます。
  〇月〇日(〇曜日)〇時~
  何卒宜しくお願い申し上げます。

 もし、企業の提示した面接の候補日程では調整出来ずに、別の日を希望する場合は、以下のように書きましょう。

 株式会社〇〇
 人事総務部
 〇〇 様
  大変お世話になっております。
  この度、貴社の採用選考に応募させて頂きました、〇〇 〇〇と申します。  
  面接日程のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございました。
  大変失礼致しますが、ご提示頂きました日程では予定が入っており、
  貴社の面接にお伺いすることは難しいと存じます。
  私の都合で申し訳ございませんが、以下の日程であれば、面接にお伺いすることが出来ます。
  ・〇月〇日(〇曜日)〇時 面接開始志望
  ・〇月〇日(〇曜日)〇時○分以降 いつでも可能
  ・〇月〇日(〇曜日)終日可
  お忙しい中、お手数をおかけしますが、
  ご確認・ご検討の程、宜しくお願い致します。

(2)「自分から面接候補日を提出する場合」のメール事例

 もし、企業の人事から以下のようなメールを受け取った場合は、返事メールの書き方を説明します。

 〇〇大学〇〇学部
 〇〇 〇〇 様
  大変お世話になっております。
  株式会社〇〇、人事総務部の〇〇と申します。
  この度は当社の採用選考にご応募頂き、誠にありがとうございます。
  選考の結果、〇〇様には是非面接にお越し頂きたいと存じます。
  面接の日程を調整させて頂くために、
  〇〇様のご都合の良い日にちをいくつ教えていただけませんでしょうか?
  ご返事をお待ちしております。
  宜しくお願い致します。

 企業の人事から以上のようなメールを受け取った場合は、面接に行ける日時をいくつ提出しましょう。

 返事のメールは以下のように書きます。

 株式会社〇〇
 人事総務部
 〇〇 様
  お世話になっております。
  この度、貴社の採用選考に応募させて頂きました、〇〇 〇〇と申します。
  面接日程のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございました。
  希望の日程を下記に記入致します。
  ・〇月〇日(〇曜日)〇時 面接開始志望
  ・〇月〇日(〇曜日)〇時○分以降 いつでも可能
  ・〇月〇日(〇曜日)終日可
  お忙しい中、恐れ入りますが、上記でのご都合はいかがでしょうか?
  ご確認・ご検討の程、宜しくお願い致します。

 このように、面接に行ける日程を複数提示するメールを書きましょう。

(3)「調整済みの日程を変更したい場合」

 企業の人事に面接の日程を調整してもらえました。しかし、急用が入って来て、面接に行けなくなった場合、再度調整をお願いするメールを送付する必要があります。

 調整済みの日程を変更したい場合は、以下のように書きます。

 株式会社〇〇
 人事総務部
 〇〇 様
  お世話になっております。
  先日、面接の日程を調整して頂きました、〇〇 〇〇と申します。
  〇月〇日(〇曜日)〇時から面接を調整して頂いておりましたが、
  〇〇の急用が入ってしまい、
  貴社の面接にお伺いすることができなくなりました。
  大変申し訳ございません。
  よろしければ、以下の日程で面接を再度に調整していただけませんでしょうか?
  ご検討の程、宜しくお願い致します。
  ・〇月〇日(〇曜日)〇時 面接開始志望
  ・〇月〇日(〇曜日)〇時〇分以降 いつでも可能
  ・〇月〇日(〇曜日)終日可
  お忙しい中、大変お手数をおかけしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。

 企業の人事に面接の日程を調整して頂いたのに、日程を変更したいのですから、メールでお詫びの言葉を丁寧に伝えましょう。

 ここまで、面接日程の調整メールを事例で紹介してきました。

 次に、面接日程の調整メールによく使える敬語を紹介します。

よく使える敬語

 面接日程の調整メールで敬語を間違って使ったり、失礼な日本語を書いたりすると、企業の人事にマイナス印象を与えることがあります。

 ですので、企業の人事にマイナス印象を与えないために、言葉遣い、敬語マナーに気をつけましょう。

 以下によく使う敬語を紹介します。

よく使える敬語

・お世話になっております。
・〇〇と申します。
・応募させて頂きました/応募致しました。
・面接にお伺いします/面接に伺わせて頂きます。
・記載致します/記載させて頂きます。
・ご都合はいかがでしょうか?
・お忙しい中、大変申し訳ございません。
・お手数をおかけします。
・ご確認の程宜しくお願い致します。
・ご検討の程宜しくお願い致します。
・お願い致します/お願い申し上げます。

 以上の言葉は面接の日程調整メールによく使える敬語です。

最後に

 最後まで読んで頂きまして、誠にありがとうございます。

 この記事を読んで、面接の日程調整メールの書き方が分かるようになったと思います。

 面接の日程調整メールに返事する際、正しい敬語を使えれば、企業の人事に良い印象を与えられます。

 企業の人事に良い印象を与えるチャンスを逃さないように、面接の日程調整メールをしっかり書きましょう。

 また、就活だけではなく、社会人になってから、上司やクライアントに失礼な文章を書かないように、ビジネスメールの書き方や文章力に関する本を読むことがオススメです。文章力をアップすることで、エントリーシートの通過率を上げることもできます。エントリーシートやメールを書くのが苦手い留学生は是非以下の本を読んでみてください。